Как работать в XBD–TRADE

Начало работы

XBD–TRADE — облачная система торговли. Данные каждой компании изолированы. После входа пользователь видит только разрешённые ему разделы.

1. Администратор создаёт компанию и сотрудников.
2. Заполняет валюты, кассы, виды и карточки номенклатуры.
3. Назначает сотрудникам роли и кассы.
4. Кассир открывает смену своей основной кассы.
5. Продавец формирует чек на рабочем месте продаж.

Роли и доступ

Основная касса автоматически используется на рабочем месте. Если сотруднику разрешено несколько касс, между ними можно переключаться в разделе кассы.

Справочники

Номенклатура

Обязательны наименование, единица измерения и валюта. Дополнительно можно указать штрихкод, артикул, остаток, изображение, вид номенклатуры, ИКПУ-код и наименование ИКПУ. Изображение показывается при продаже.

Виды номенклатуры

Вид объединяет товары и задаёт правила изменения цены и максимального уменьшения цены.

Цены и прайс-лист

Продажная цена хранится с компанией, складом, номенклатурой, датой изменения и ответственным. История цен не перезаписывается.

Валюты и кассы

Для валюты задаются код, название, символ и курс. Каждая касса имеет собственную валюту. Денежные документы отображают соответствующий символ.

Продажа и чек

1. Найдите номенклатуру по названию или штрихкоду.
2. Добавьте позиции в чек и измените количество.
3. Если разрешено настройками, нажмите цену и укажите новую цену либо процент уменьшения.
4. Выберите способ оплаты и покупателя.
5. Нажмите «Оплатить».

Чек сохраняет кассу, смену, продавца, покупателя, валюту, базовые и фактические цены, уменьшение цены, оплату и долг. Наличная и терминальная продажа создаёт движение по кассе. Продажа в долг создаёт задолженность покупателя, но не денежное движение.

Отмена продажи

При отмене товар возвращается в остаток, долг корректируется, а для оплаченного чека создаётся возврат по той же кассе. Для возврата должна быть открыта смена этой кассы.

Касса и смена

Кассир работает только с назначенными кассами. Для каждой кассы открывается отдельная смена. Все чеки, ордера, движения и остатки связаны с конкретной кассой.

Ручное движение

Выберите направление — покупатель, поставщик, менеджер, зарплата, внутренний перевод или другое. Для направления «Покупатель» обязательно выбирается контрагент. Кнопка «Приход» создаёт ПКО, «Расход» — РКО.

Закрытие смены

Укажите фактическую сумму. Система фиксирует расчётный остаток, фактический остаток и расхождение.

Покупатели и взаиморасчёты

Контрагент хранит наименование, телефон, ИНН и адрес. Регистр покупателей содержит валюту, контрагента, сумму и документ-регистратор.

При выборе покупателя на рабочем месте показывается его текущий долг. Погашение всего долга создаёт приходный кассовый ордер по основной кассе кассира и уменьшает задолженность. Операцию можно отменить с сохранением записи в аудите.

Отчёты

История изменений

Система фиксирует пользователя, дату, действие, документ и понятное описание изменений. Удалённые и отменённые документы остаются проверяемыми; для поддерживаемых документов доступно восстановление версии.

Комментарии к чекам и кассовым документам хранятся отдельно от проведения документа. Поэтому примечание можно добавить без отмены и повторного проведения.

Настройки компании

• регламентная валюта;
• количество отображаемых знаков у сумм, цен и количества;
• разрешение изменения цены при продаже;
• отображение и использование уменьшения цены;
• логотип компании;
• основной склад и продажные цены.

Точность отображения не округляет внутренние расчёты. Новые денежные и количественные формы должны использовать эти настройки компании.

Вход и безопасность

Доступ выполняется по логину и паролю. На совместимых устройствах Apple можно зарегистрировать ключ входа и подтверждать вход через Face ID, Touch ID или код устройства. Кнопка «Использовать пароль из iPhone» открывает системное автозаполнение iOS: выберите сохранённую учётную запись, подтвердите Face ID и отправьте форму.

При изменении логина или пароля все ранее подключённые способы входа с iPhone отзываются. После входа с новыми данными устройство нужно подключить повторно. Отключённый сотрудник или отключённая компания войти не могут.

Серверные настройки, пароли, ключи и строки подключения в публичной документации не публикуются.